Geldig vanaf 11-06-2025
Introductie
Smart Servant B.V., gevestigd te Gageldijk 2- A10, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder
nummer 82653623, hierna te noemen “Smart Servant” is importeur en distributeur van autonome
schoonmaak- en servicerobots en andere technologische oplossingen van oa Gausium, United
Robotics en Keenon. Smart Servant levert deze producten aan zakelijke klanten en faciliteert tevens
de verhuur en service van deze robots.
In het kader van haar dienstverlening verwerkt Smart Servant persoonsgegevens. Smart Servant
hecht veel waarde aan de bescherming van privacy en gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens
die zij verwerkt, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit privacybeleid informeert betrokkenen over de
doeleinden en wijze van verwerking van persoonsgegevens en de rechten van betrokkenen.
Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon, vermeld in
artikel 12.
Artikel 1 – Begripsomschrijvingen
• Persoonsgegevens: Gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke
persoon;
• Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens,
zoals verzamelen, opslaan en delen;
• Verantwoordelijke: Degene die formeel-juridisch zeggenschap heeft over de verwerking van
persoonsgegevens door Smart Servant;
• Betrokkene: De natuurlijke persoon op wie de verwerkte persoonsgegevens betrekking
hebben;
• Verwerker: Een derde partij die namens Smart Servant persoonsgegevens verwerkt;
• Medewerker: Een persoon in dienst of onder direct gezag van Smart Servant;
• Derde: Iedere partij, niet zijnde Smart Servant, haar medewerkers of haar verwerkers.
Artikel 2 – Reikwijdte
Dit beleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Smart Servant die
onder de AVG vallen.
2.1 Hoe verzamelen we uw gegevens?
De meeste gegevens die we verzamelen, verstrekt u rechtstreeks aan Smart Servant, of aan onze
leveranciers. Wij verzamelen en verwerken gegevens wanneer u:
• onze website bezoekt;
• een van onze formulieren invult;
• met ons in contact bent;
• een overeenkomst heeft en gebruik maakt van een van onze services;
• contact heeft met onze klanten service (via e-mail, telefoon, website;
• en/of contact met ons opneemt vanwege andere reden.
2.2 Welke data verzamelen we?
Smart Servant verwerkt de volgende persoonsgegevens:
• Uw voornaam, achternaam,
• uw adres, e-mailadres, telefoonnummer en details van de Robot die u gebruikt.
• gegevens van uw ‘verbonden’ bankrekening, inclusief banknaam, rekeningnummer, IBAN,
afschrijvingsgegevens;
• registratie van onze correspondentie, als u contact met ons opneemt of wij contact met u
opnemen; en/of
• Contract- en servicegegevens (inhoud van koop- of huurcontracten, servicerapporten).
Artikel 3 – Wettelijke basis voor het gebruik van persoonsgegevens
We moeten een rechtsgrond hebben (een geldige rechtsgrond) voor het gebruik van uw
persoonsgegevens. Onze rechtsgrondslag zal ten minste een van de volgende zijn:
3.1 Op basis van relatie en overeenkomsten
Smart Servant gebruikt persoonsgegevens uitsluitend voor het uitvoeren van haar dienstverlening.
Dit omvat:
• Verkoop en verhuur van robots;
• Service, onderhoud en ondersteuning van robots;
• Facturatie en financiële administratie;
• Klantenservice en communicatie.
Smart Servant gebruikt persoonsgegevens niet voor ongevraagde marketing, tenzij met expliciete
toestemming.
3.2 Wettelijke verplichtingen
Smart Servant kan verplicht zijn persoonsgegevens te delen in het kader van fiscale of strafrechtelijke
onderzoeken door overheidsinstanties.
3.3 Met toestemmingen
Smart Servant verzamelt persoonsgegevens wanneer u ermee heeft ingestemd dat wij uw
persoonsgegevens verzamelen, bijvoorbeeld als u een vakje hebt aangevinkt om aan te geven dat u
ermee instemt dat wij uw persoonsgegevens op een bepaalde manier gebruiken.
3.4 Gerechtvaardigde belangen:
We verzamelen en gebruiken soms uw persoonlijke gegevens, of delen deze met andere
organisaties, omdat we een legitieme reden hebben om deze te gebruiken, en dit is redelijk
wanneer het wordt afgewogen tegen uw recht op privacy.
Artikel 4 – Delen en verwerking door derden
Met alle partijen die in opdracht van Smart Servant persoonsgegevens verwerken, sluiten wij
verwerkersovereenkomsten af waarin minimaal is vastgelegd hoe zij de gegevens beschermen en
welke verantwoordelijkheden zij daarbij hebben, conform artikel 28 van de AVG.
Hieronder wordt uitgelegd met welke derde partijen wij uw persoonsgegevens kunnen delen
en/of derde partijen zelfstandig verwerken .
4.1 Fabrikanten (Gausium, United Robotics, Keenon)
Bij gebruik van een robot worden mogelijk aanvullende persoonsgegevens verwerkt door de
fabrikant. Dit is afhankelijk van de robot en kan omvatten:
• Gebruikersgegevens (e-mailadres, login);
• Locatie- en navigatiegegevens (indien geactiveerd);
• Logbestanden en gebruiksdata (taakrapporten, foutmeldingen).
Deze gegevens worden niet door Smart Servant zelf verwerkt, maar vallen onder het privacybeleid
van de fabrikant.
4.2 Financiële en Administratieve dienstverleners
Voor financiële en administratieve dienstverlener maakt Smart Servant oa gebruik van:
• Teamleader (CRM en facturatie);
• Exact Online (boekhouding);
• ABN AMRO (betalingsverwerking).
Een deel van de financiële administratie is uitbesteed aan een externe boekhouder.
4.3 Overige derde partijen
• leveranciers die ons voorzien van IT-, betalings- en bezorgdiensten, om ons te
helpen onze diensten aan u te leveren;
• analyseproviders en zoekinformatieproviders om onze website of app te helpen verbeteren;
• klantenserviceproviders, enquêteproviders en ontwikkelaars, om ons te helpen
onze diensten aan u te leveren;
• communicatiedienstverleners, om ons te helpen u e-mails, pushmeldingen en sms-
berichten te sturen; en
• incassobureaus, voor het beheren en innen van schulden die u verschuldigd bent of
dreigt te worden.
Artikel 5 – Beveiliging van persoonsgegevens
Smart Servant heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te
beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:
• Toegangscontrole tot financiële en klanteninformatiesystemen;
• Encryptie van gevoelige gegevens;
• Regelmatige beveiligingsaudits en software-updates.
Daarnaast hanteren de fabrikanten van de robots hun eigen beveiligingsstandaarden.
Artikel 6 – Bewaartermijnen
Smart Servant bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
• Factuur- en betalingsgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht);
• Contract- en servicegegevens: Tot maximaal 2 jaar na beëindiging van de overeenkomst;
• Gegevens in fabrieksplatformen: Worden beheerd door de fabrikant volgens hun beleid.
Artikel 7 – Verstrekken van persoonsgegevens
Smart Servant deelt persoonsgegevens alleen als dit noodzakelijk is voor:
• Uitvoering van een contract (bijv. doorgeven van gegevens aan fabrikanten voor service);
• Wettelijke verplichtingen (bijv. belastingaangifte);
• Administratieve en boekhoudkundige doeleinden.
Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.
Artikel 8 – Uw rechten
Betrokkenen hebben de volgende rechten:
• Inzage: Opvragen welke gegevens wij verwerken;
• Correctie: Onjuiste gegevens laten aanpassen;
• Verwijdering: Verzoek tot verwijdering van gegevens, tenzij een wettelijke plicht geldt;
• Beperking van verwerking: Bezwaar maken tegen verwerking;
• Gegevensoverdracht: Verzoek om gegevens in een digitaal formaat.
Verzoeken kunnen worden ingediend via info@smartservant.nl.
Artikel 9 – Cookies en tracking
Onze website maakt gebruik van cookies om de gebruikerservaring te verbeteren en om anonieme
statistieken te verzamelen over het gebruik van de site. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw
apparaat worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt.
Wij gebruiken functionele en analytische cookies. Voor het gebruik van trackingcookies (bijvoorbeeld
via Google Analytics of sociale media plug-ins) vragen wij altijd vooraf om uw toestemming via een
cookiebanner.
Voor meer informatie over ons cookiegebruik, verwijzen wij u naar ons cookiebeleid of kunt u
contact met ons opnemen via info@smartservant.nl.
Artikel 10 – Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Smart Servant maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering waarbij
besluiten zonder menselijke tussenkomst worden genomen die rechtsgevolgen voor u hebben of u
op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen.
Indien wij dit in de toekomst wel zouden toepassen, informeren wij u daar vooraf over met uitleg
over de onderliggende logica, betekenis en verwachte gevolgen.
Artikel 11 – Klachten
Bent u niet tevreden met de afhandeling van uw verzoek? U kunt een klacht indienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Artikel 12 – Inwerkingtreding en wijziging Privacybeleid
• Dit privacybeleid treedt in werking per 15 maart 2025 en is te vinden op
www.smartservant.nl.
• Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Smart Servant, kan
contact opgenomen worden met M. Rehling, via telefoonnummer +31 (0)30 237 41 23 of e-
mail info@smartservant.nl.
• Smart Servant behoudt ten alle tijde het recht om het privacy beleid te wijzigen. Op deze
pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacy beleid gevolgen
heeft voor de wijze waarop Smart Servant reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u
verwerken, dan brengt Smart Servant u daarvan per e-mail op de hoogte.